- Вы ошиблись в расчётах, например, считали зарплату в Экселе и забыли добавить в формулу данные, которые влияют на конечную сумму зарплаты. Это правило работает только в случае ошибки в арифметических расчётах. С остальными ошибками, например, в случае опечатки, принудительно забрать лишнее не получится.
- Сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое. При этом нужно доказать вину работника — установить комиссией по трудовым спорам или в суде.
- Ошибка возникла в результате нарушений самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. Но всё это тоже нужно доказать в суде.
Если ваш случай не подпадает ни под один из трёх пунктов, принудительно забрать лишнее у сотрудника не получится. Тогда всё зависит от его честности — вернуть деньги можно только с его согласия. Если он согласен вернуть лишнее, то просто возвращает деньги на ваш расчётный счёт по реквизитам. А если нет, всё зависит от суммы переплаты: до 4000 ₽ можно оформить переплату как матпомощь — с неё не нужно ничего платить, а с остальной суммы придётся заплатить НДФЛ и страховые взносы.
Про арифметическую ошибку → письмо Роструда № 1286−6−1 от 01.10.2012, определение Верховного суда РФ № 59-В11−17 от 20.01.2012.
Про размер необлагаемой матпомощи → пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ.